ЗАТВЕРДЖЕНО

                                                                                  Наказом керівника апарату

                                                                                  Іванівського районного суду

                                                                                  Херсонської області 

                                                                                  Трохименко Л.М. від 

                                                                                  30 грудня  2010 року

                                                                                  № 06-71/143

 

 

П О Л О Ж Е Н Н Я

про канцелярію Іванівського районного суду

Херсонської  області

 

1.  Загальні положення канцелярії

 

1.1. Канцелярія Іванівського районного суду Херсонської області ( далі – суд) є самостійним структурним підрозділом суду.

 

1.2. Канцелярія виконує завдання, визначені даним Положенням, затвердженим наказом керівника апарату суду.

 

1.3. Канцелярія підпорядковується  безпосередньо  керівнику апарату суду.

 

1.4. Керівництво канцелярії:

 

1.4.1.Канцелярію очолює старший секретар суду, який призначається на посаду та звільняється з посади наказом керівника апарату суду з дотриманням вимог трудового законодавства та законодавства про державну службу України.

            Призначення на посаду старшого секретаря суду здійснюється на конкурсній основі.

Кандидати на заміщення посади старшого секретаря суду  повинні відповідати освітньо-кваліфікаційним вимогам, викладених в посадовій інструкції, володіти високими моральними якостями та професійними навичками.

 

1.4.2 Інші працівники канцелярії призначаються на посади і звільняються з посад наказом керівника апарату суду з дотриманням вимог трудового законодавства та законодавства про державну службу України.

 

2. Структура канцелярії

 

2.1. Структура і штатна чисельність канцелярії (як і всього апарату)  суду за погодженням з головою суду затверджуються територіальним управлінням Державної судової адміністрації в Херсонській  області. 

 

2.2. До складу канцелярії входять: старший секретар суду,  секретар суду, друкарка 1 категорії.

 

2.3. Обов'язки працівників канцелярії визначені їх посадовими інструкціями, затвердженими наказом керівника апарату суду.

                                                  3. Основні завдання

 3.1    Здійснення роботи з документального забезпечення роботи суду.

3.2.   Здійснення роботи щодо обліку документообігу суду.

3.3.   Здійснення роботи з обліку звернень громадян та юридичних осіб.

3.4.      Здійснення прийому громадян.

3.5.       Забезпечення статистично-аналітичної роботи суду.

3.6.       Забезпечення зберігання речових доказів.

3.7.      Взаємодія з іншими структурними підрозділами суду з питань, що стосуються діяльності канцелярії.

                                                             4.  Функції

 

4.1    Здійснення прийому, реєстрації та розподілу кореспонденції, що надійшла до                    суду: позовних заяв, скарг, заяв тощо.

      4.2.   Ведення документів первинного обліку, номенклатурних справ. Відповідальність за достовірність та своєчасність їх складання та оформлення.

4.3.  Облік та зберігання судових справ, речових доказів, документів первинного обліку.

4.4.    Направлення судових справ із скаргами, поданнями до судів вищих інстанцій.

4.5.   Своєчасне та якісне звернення судових рішень до виконання. Контроль за одержанням повідомлень про їх виконання та своєчасне приєднання до судових справ.

4.6. Облік виконавчих документів, які передаються для виконання до державної виконавчої служби.

4.7.     Відкликання виконавчих документів у разі припинення виконання. 

4.8.  Забезпечення своєчасного виконання постанов про помилування   

4.9.    Контроль за своєчасною здачею судових справ до канцелярії суду, проведення аналітичної роботи щодо строків здачі справ до канцелярії суду, підготовка відповідних пропозицій з удосконалення цієї роботи.

4.10.  Подання керівнику апарату суду пропозицій щодо складання номенклатури справ суду, їх узагальнення.

4.11.    Підготовка та передача до архіву суду судових справ за минулі роки, провадження у яких закінчено, а також іншої документації канцелярії суду за минулі роки.

4.12.      Участь в аналітичній роботі з питань організації діловодства в суді.

4.13.      Належне здійснення прийому громадян працівниками канцелярії.

4.14.    Ведення обліку та контроль за виконанням судових доручень, що
надійшли з інших судів України та іноземних держав.

4.15.      Ведення обліково-статистичних карток в електронному вигляді.

4.16.   Виконання доручень керівника апарату суду щодо організації роботи канцелярії.

4.17. Забезпечення своєчасного надходження позовних заяв та іншої кореспонденції до суддів.

4.18. Забезпечення ведення журналів:

- контрольних журналів судових справ і матеріалів, переданих для розгляду судді;

- журналу обліку окремих судових доручень інших судів;

- журналу обліку апеляцій, апеляційних і касаційних скарг та касаційних подань прокурору в кримінальних справах;

- журналу обліку заяв про апеляційне оскарження, апеляційних скарг у цивільних чи адміністративних справах;

- журналу обліку осіб, яких передано на поруки колективу підприємств, установ, організацій;

- журналу обліку речових доказів;

- журналу обліку виконавчих документів, виданих  судом;

- журналу реєстрації вихідної кореспонденції;

- розносної книги для місцевої кореспонденції;

- журналу видачі справ для ознайомлення;

- журналу видачі копій судових документів;

- журналу обліку скарг на рішення, дії або бездіяльність державного виконавця чи іншої посадової особи державної виконавчої служби

4.19.      Забезпечення внесення до обліково-статистичних карток інформації в електронному вигляді.

4.20.      За дорученням керівника апарату суду здійснення контролю за виконанням окремих розділів плану роботи суду.

4.21.  Організація та здійснення підготовки  довідок, інформацій для використання в діяльності суду, на оперативних нарадах, при проведенні перевірок канцелярій суду, на звернення інших відомств.

4.22.    Проведення аналізу стану діловодства  в суді за підсумками кожного звітного періоду, здійснення розробки пропозицій з підвищення рівня цієї роботи.

4.23.      Організація  роботи  архіву  суду.

4.24.      Забезпечення зберігання документів, які  надійшли до архіву суду.

4.25.      Приймання на зберігання від відповідних працівників апарату суду судових документів,  що закінчені провадженням.

4.26.      Здійснення  контролю  за  систематизацією,  розміщенням та обліком  справ,  які  здані  до  архіву,  виконання  цієї  роботи.

4.27.   Забезпечення зберігання документів, які надійшли до архіву суду.

4.28.   Забезпечення видачі у необхідних випадках копій судових документів по справах, що знаходяться в архіві суду.

4.29. Здійснення прийому громадян, видачу копій судових рішень, інших документів, які зберігаються в архіві суду та судових справ для ознайомлення учасникам судового розгляду відповідно до встановленого порядку.

4.30.   Здійснення ведення електронного архіву ( фонограм запису судових засідань пристроями технічної фіксації судових засідань « Оберіг».

4.31.   Здійснення створення фонограм технічного фіксування судового процесу для осіб, які беруть участь у справі.

4.32. Здійснення ознайомлення осіб, що беруть участь у справі з даними технічного фіксування судового процесу.

4.33.  Здійснення збереження архівних копій в архіві разом з упаковками, в яких вони надійшли.

4.34.      Підготовка  описів справ постійного і тимчасового  зберігання, актів для передавання справ на державне зберігання, на списання та знищення, а також участь у роботі з експертизи цінності архівних документів.

4.35.      Приєднання до судових справ, які зберігаються в архіві суду, документів, що підтверджують виконання судових рішень.

4.36.      Підготовка необхідних довідок на підставі  відомостей, які є в документах архіву, ведення їх обліку.

4.37.      Підготовка необхідних даних та складання відповідних звітів щодо роботи архіву.

4.38.      Контроль за  додержання  правил  протипожежної  безпеки та техніки безпеки в  приміщенні  архіву.

4.39.   Своєчасна та належна доставка за призначенням судових справ, іншої судової документації.

4.40.     Забезпечення доставки речових доказів до приміщення суду.

4.41.     Термінова доставка листів, запитів, судових повісток, відправлення телеграм та інших документів для забезпечення оперативного розгляду справ.

4.42.    Розробка заходів, спрямованих на вдосконалення діловодства, організацію роботи з документального забезпечення діяльності суду.

 

5. Організація роботи

 

 5.1.       Старший секретар суду, секретар суду та друкарка 1 категорії здійснюють організаційно-розпорядчі функції щодо основних завдань, які покладені на канцелярію та визначені в цьому Положенні. 

5.2.         Старший секретар суду, секретар суду та друкарка 1 категорії несуть персональну відповідальність за виконання цих завдань.

5.3. Посадові обов»язки кожного співробітника канцелярії установлюються виходячи із завдань, визначених цим Положенням та затверджуються керівником апарату суду.

 5.4.       Свою роботу канцелярія проводить в тісній взаємодії з іншими працівниками апарату суду.

5.5.        У разі відсутності старшого секретаря суду, всі його обов»язки виконує секретар суду.

5.6.  У разі відсутності старшого секретаря суду чи секретаря суду чи друкарки 1 категорії або неможливість здійснення ними своїх повноважень, їх обов»язки виконує працівник суду, призначений наказом керівником апарату.

5.7.  Старший секретар суду, секретар суду, друкарка 1 категорії свої функціональні обов»язки виконують під керівництвом керівника апарату суду.

  

6. Регламентуючі документи

 

6.1. Зовнішні документи:

 

Конституція України, Цивільний процесуальний кодекс, Кримінально-процесуальний кодекс, кодекс Адміністративного судочинства України та інші кодекси України, Закони України "Про судоустрій і статус суддів", "Про державну службу", "Про боротьбу з корупцією" та інші закони України, акти Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, акти законодавства та нормативні документи, що регламентують діяльність судових органів та державної служби, накази, інструкції та рекомендації Державної судової адміністрації України та територіального управління державної судової адміністрації, інші нормативно-правові акти.

 

6.2. Внутрішні документи:

 

       Положення про канцелярію, Посадові інструкції, Правила внутрішнього трудового розпорядку, Правила поведінки державного службовця, Правила поведінки працівника суду.

 

 

 

7. Права канцелярії

7.1. Канцелярія має право:

 

7.1.1.    Одержувати від посадових осіб необхідну інформацію з питань, віднесених до компетенції канцелярії.

7.1.2.    В межах компетенції канцелярії вивчати документи, інші матеріали, що стосуються роботи суду та надавати відповідні пропозиції та рекомендації.

7.1.3.    Вносити пропозиції керівнику апарату суду для обговорення найбільш важливіших питань організації роботи канцелярії на нарадах суду.

7.1.4.    Вносити пропозиції керівнику апарату суду щодо покращення умов, удосконалення форм і методів роботи канцелярії суду, забезпечення

належної взаємодії з працівниками апарату суду, а також щодо покращення роботи суду в цілому.

7.1.5.   Отримувати від працівників апарату суду необхідну інформацію
для виконання своїх завдань та обов'язків.

 

 

 

7.2.  Старший секретар суду також має право:

 

7.2.1.Вносити пропозиції керівнику апарату суду про переміщення працівників канцелярії, їх заохочення за успішну роботу, а також пропозиції про накладення дисциплінарних стягнень на працівників, що порушують трудову дисципліну та етику поведінки державного службовця.

 

8. Відповідальність канцелярії

 

8.1. Відповідальність за належне і своєчасне виконання функцій, передбачених дійсним Положенням, несе завідувач канцелярії.

 

8.2. На завідувача канцелярії покладається персональна відповідальність за:

 

8.2.1. Організацію діяльності канцелярії по виконанню покладених на неї задач і функцій.

 

8.2.2. Організацію оперативної і якісної підготовки та оформлення документів, ведення діловодства згідно з діючими правилами й інструкціями.

 

8.2.3. Збереженість прийнятих у роботу документів.

 

8.2.4. Дотримання співробітниками канцелярії трудової  дисципліни та етики поведінки державного службовця.

 

8.2.5. Забезпечення збереженості майна, що знаходиться в канцелярії і дотримання правил пожежної безпеки та техніки безпеки.

 

8.2.6. Підбір, розміщення і діяльність співробітників канцелярії.

 

8.3. Відповідальність співробітників канцелярії встановлюється їхніми посадовими інструкціями.

 

9. Заключні положення

 

8.1. До цього Положення можуть вноситися доповнення та зміни, що затверджуються наказом керівника апарату суду.

 

8.2. Строк дії цього Положення не обмежений.

 

 

 

 

 Розробив

Керівник апарату суду:                                                        Л.М.Трохименко