ЗАТВЕРДЖУЮ

Керівник апарату Іванівського районного суду Херсонської області

« 08 « листопада 2012 р.

ПОЛОЖЕННЯ

про архівний підрозділ Іванівського районного суду Херсонської області

1. Згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» апарат Іванівського районного суду Херсонської області створює архівний підрозділ (далі - архів) для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час їх діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.

2. Архів входить до складу канцелярії та функції щодо його ведення покладаються на особу, відповідальну за архів.

3. У своїй діяльності архів керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами та положенням про архів , яке розробляється на підставі Типового положення.

Положення про архів, що є джерелом формування Національного архівного фонду, погоджується з архівним відділом Іванівської районної державної адміністрації в Херсонській області, після чого затверджується керівником апарату Іванівського районного суду Херсонської області.

4. Архів працює відповідно до річного плану, який затверджує керівник апарату суду, і звітує перед ним про проведену роботу.

5. Коло службових обов'язків особи, відповідальної за архів визначається посадовою інструкцією, яку затверджує керівник апарату суду.

6. Основними завданнями архіву є:

- приймання від працівників апарату суду та зберігання архівних документів з різними видами матеріальних носіїв інформації;

- контроль разом з канцелярією суду за станом зберігання та правильністю оформлення документів;

- участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ районного суду, перевіряння відповідності формування документів у справи згідно із затвердженою номенклатурою;

- ведення державного обліку документів Національного архівного фонду та щорічне подання відомостей про їх кількість за формою, встановленою Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затвердженими наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за № 407/5598 (із змінами) (далі -Правила), архівному відділу Іванівської районної державної адміністрації в Херсонській області;

- проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії районного суду проектів описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з особового складу та актів про вилучення для знищення документів;

- організація користування архівними документами, надання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним і фізичним особам відповідно до Правил;

- участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників апарату суду, які відповідають за роботу з документами.

7. Для виконання покладених на архів завдань йому надається право:

- вимагати від працівників апарату суду передавання на зберігання документів, оформлених згідно з чинним законодавством;

- повертати працівникам апарату суду на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;

- давати працівникам апарату суду рекомендації з питань, що входять до компетенції архіву;

- запитувати від працівників апарату суду відомості, необхідні для роботи;

- інформувати керівника апарату суду про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;

- брати участь у засіданнях, нарадах, що проводяться в районному суду, в разі розгляду на них питань роботи з документами.

8. Відповідальність за роботу з архівом районного суду покладається на друкарку 1 категорії відповідно до посадової інструкції.

Порядок взаємодії архіву з працівниками апарату суду визначається керівником апарату суду.

Відповідальним за виконання покладених на архів завдань і функцій є особа, відповідальна за архів.

9. До складу документів архіву суду входять:

- документи з паперовою основою, внесені до Національного архівного фонду, тривалого (понад 10 років) зберігання, створені працівниками апарату суду, та документи з особового складу;

- науково-технічна документація, електронні документи, створені апаратом суду або одержані ним на законних підставах;

- документи з різними видами матеріальних носіїв інформації організацій - попередників та підпорядкованих організацій, що ліквідовані;

- друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архіву суду;

- довідковий та обліковий апарат до архівних документів.

Документи з різними видами матеріальних носіїв інформації повинні зберігатися в архіві суду окремо.

10. Документи з паперовими носіями інформації передаються в упорядкованому стані працівниками апарату суду до архіву суду щорічно після завершення їх ведення у діловодстві відповідно до вимог, встановлених Правилами.

Науково-технічна документація передається до архіву суду у порядку, встановленому державними стандартами України.

11. Установлюються такі граничні строки тимчасового зберігання документів Національного архівного фонду в архіві суду:

- для документів районного суду - 5 років;

- для науково-технічної документації - 25 років;

• для електронних документів - 3 роки.

Положення розробив

Керівник апарату суду: Л.М.Трохименко

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання ЕК

архівного відділу РДА

25.09.2012 р. № 11